営業の事務効率化はこうしろ！

営業事務を効率化させるとはどういうことか

営業事務が繁忙になる法則

いつもオフィス内の机にかじりついて営業事務を処理しているというあなた！

自分じゃないと分からないからと言って営業事務に仕事を振ることが出来ていないあなた！

是非、このジレンマから抜け出してください。

営業は客先と折衝をすることが仕事ですので、事務処理は営業事務に任せるのが重要です。

営業事務をフル活用すればあなたの仕事は営業活動に集中できます。

営業の事務処理が繁忙を極めているようですが、その事務処理はあなたでないと出来ないお仕事でしょうか？

違うんです。

あなたにしか出来ない仕事をあなたはしなければなりません。

営業のあなたにしか出来ない仕事とは、客先と折衝すること、契約を取ること、といった営業ならではの仕事です。

であるにもかかわらず、そうでない仕事、他人に任せるべき仕事をやっているのであなたは年中セルフ繁忙期なのです。

では次に、なぜあなたが営業なのに事務処理ばかりをやっているのか記します。

法則1：情報が整理されていない

まず、情報が整理されていないと仕事の効率は極端に悪化します。整理されていない情報は情報ではありません、ゴミです。そのゴミの山の中から目当ての情報にアクセスしようとするので当然ながら掘り返して探すことになります。

ゴミの山から目当ての情報を探し出すにはわずかな手がかりから探すことになりますが、営業補佐の方にそれを伝えようとしても大変な手間がかかる上に理解してもらえないので自分で掘り返した方が早い、ということになり毎回自分でゴミの山をあさると言うことになります。

ですので、まずは必要な情報を表に逐次入力すると言ったような形で情報を定型化していく必要があります。仕事の内容によって項目は色々と変わりますが、日時、品名、商品コード、注文番号、発注番号、数量、単位、納入日、運搬方法、備考欄などといった形で情報を集積していく形をとると良いでしょう。

この表を作るのが重要ですが、表に情報を入れていく作業というのはあなたでなくても出来ることです。つまり、コピペ作業になりますので、これこそ営業補佐の方にやってもらいましょう。

あなたは、あなたの仕事にマッチした表というシステムを作りさえすれば良いのです。この表のシステムを作ると言うことは仕事の仕組みに関わるのであなたにしか出来ません。

ちなみに営業補佐がいなくてもコピペなので作業的には大したものではありませんのであなたが処理したとしても大した手間にはなりません。

重要なのは情報が整理された状態を作り出すと言うことです。

法則2：情報が社内外で共有できていない

情報は表に集積しただけでは役に立ちません、これを社内外の人々に共有することでその威力を発揮します。情報を社内外に共有して困ることはありません。もちろん原価などの情報は含みません（当たり前ですが）。この情報を一元化して共有することで良いことがたくさん生まれます。

まず、第一に誰もが情報が集積された表を確認することで必要な情報にアクセスすることが出来るようになります。こうすることで、まず、余計な問い合わせがなくなります。

「○○の製品の納期はいつだっけ？」といったような確認の電話自体が来なくなります。なぜならば、客先にも情報を共有しているから客先はこの表を見れば自分の知りたい情報を得られるため、あなたに電話をかけてくるまでもなく自己解決できるわけです。

次に、社内においても相互に情報を確認したい場合は表を見れば、大体知りたいことが記されていますので、同じく問い合わせは来なくなります。

例えば、前回注文を受けた商品のコードが知りたい場合、いつもだと都度都度、会社のデータベースに検索をかけて探し出すところでもこの表に入っていればエクセルのソート検索ですぐに見つかります。大体いつ頃使ったのかか分かっていれば日付をもとに検索をすることも出来ます。

ここで重要なのは誰もが表を確認することで知りたい情報にアクセスできるようなものになっていることです。そうすれば、問い合わせ自体が来なくなり、いちいち情報を思い出したり、会社のデータベースで検索したり、書類の束をあさったりするような余計な仕事もなくなります。

法則3：情報を集積した表を逐次更新する

最後にこの表を逐次更新すると言うことを徹底することが重要になります。

状況が変わるたびに情報が記入された表を更新するのです。

ただし、この更新する作業というのはあなたでなくても出来ます。

基本的に情報が変わると言っても、出荷日が変わったり運搬情報が追記されたりといった程度ですのでコピーペーストになります。

あなた以外の人が出来る作業はすべて営業補佐の方にやってもらうのが良いでしょう。営業補佐や営業事務の方々というのはその道のプロですのであなたよりも正確に早く処理してくれます。

また、あなたしか分からない情報があれば、その情報だけを示してあげればすむことです。

まとめ

営業を効率化する為に必要な事

1：情報を整理する

2：整理した情報を内外に共有公開する

3：内外に共有した情報を各々で活用してもらう

こうすることで営業に関わる事務は高度に効率化され、あなた自身はほとんど何もする必要がなくなるレベルにまで近づけることが出来るようになります。