営業の電話の出方、話し方、切り方はどうする?すばり営業マンが答えます!

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営業マンとして勤める予定だけど電話での話し方が分からない

電話に出るのが怖くてどう話せばよいかわからない

友達としか話したことが無いのでどう電話に出ればよいのか分からない

こんな人におすすめの記事となります。

この記事を読むと電話に出るときにどのように出ればよいのか、どのように話せばよいのかについてが分かるようになります。
はじめは緊張するかもしれませんがすぐに慣れますのでご安心を 笑

この記事を書いている私は20年以上営業をしています。
私も初めて会社に勤めて電話と取った時は緊張しました。

営業の電話の話し方

実は会社に勤めないと外部からの電話に積極的に出るという事は日常生活ではありません。

日常であれば、知っている相手からしかかかってこないので安心して話すことができます。

しかし、特に営業となると日常的に外部の方と電話で話すことになります。

これは慣れると何でもないのですが、最初は緊張するものです。

私も初めて勤めた時は電話に出るという事が非常に怖く感じて緊張したときがありました。

しかしながら、基本的な出方を踏襲するだけで、ある程度は緊張がほぐれます。

それでも最初は相手が何を言っているのかすら良く分からない時があります。

業界用語や人名、方言などが縦横に飛び交うので最初は訳が分からないのが普通です。

ですが、何回か出ているうちに緊張が解けてきて慣れると全く緊張しなくなります。

電話の出方

 

まずは電話の出方ですが、一番オーソドックスで簡単で間違いのない出方を下記に記しますのでマスターしてください。

(電話が鳴る)

(電話を取る)

自分:はい、ありがとうございます、株式会社○○です。

これだけです。

相手は要件を伝えてきますので、自分で対応するなり、担当者につなぐなり対処してください。

電話の話し方

ここでは電話の話し方について記したいと思います。

一番重要なのは、目の前に顧客がいるものとして対応することです。

電話といっても雰囲気はばっちりと伝わるものですので、ちゃんとお辞儀が必要な場面ではお辞儀をするようにしてください。

相手の姿は見えませんが、相手の存在は間違いなく有るわけですから、見ず知らずの顧客と話すときと同じようにきちっと話をする必要があります。

当然言葉遣いも丁寧語、尊敬語、謙譲語を使い分けて話すことが理想です。

しかしながら、ここはある程度の国語力と訓練や慣れが必要になってきますので、全くの初心者の方は「ですます調」の丁寧語で構いませんのでしっかりと話をすることに集中してください。

また、しっかりと背筋を伸ばして声を張ってはっきりとした言葉で話をすることが重要です。

最初のうちは小声で前かがみになってボソボソと話をしてしまうような事もあるかもしれませんが、印象は決して良いものではありませんので早めに慣れてしまいましょう。

一番良いのはちょっと顔をあげてアップテンポで楽しそうに相手と話をすることです。

こちらの声が明るいと相手も不思議と良い雰囲気になってくるものです。

もちろんクレームなどに対応するときは真摯に対応する必要があるのでTPOはありますが 笑

電話の切り方

最後は電話の切り方です。

電話を切る際に一番重要なのは、電話の要件の再確認をしたうえで切るという事です。

電話に慣れてくると、相手の要件を聞きつつも雑談などが入ってしまい、要件をおろそかにして電話を切ってしまうことがあり得ます。

相手も1つの要件だけではなく、複数の要件を伝えてくることもありますので、電話の最後に要件の確認をするという事は重要です。

また、この要件の確認を最後にすることで相手に対してそろそろ電話の要件を確認して行動に移しますよという趣旨が伝わる上に、微妙なスケジュール感などの確認などもここで行えます。

これによって、相手は行動に移してもらうために話を切り上げる態勢になり、流れとしてきれいな形で電話が切れます。

よくある会話としては下記のような感じになります。

 

(雑談などが終わり話の終盤にさしかかる)

自分「・・・えーと、一応念のためにやることの確認ですが、設計図にある○○を××に変更することと、納入先を○○から××に変更すること、あとは・・・納期を縮められないかというのを確認する、という事でよろしかったでしょうか。」

客先「はい、そうです」

自分「承知しました、では早速とりかかります、分からないことが出てきたらこちらから連絡させていただくかもしれませんが、よろしくお願いいたします。」

客先「了解です、ではよろしくお願いします。」

自分「はい、ありがとうございます、なるべく早く回答いたします。」

客先「・・・ちなみに大体いつ頃までにできそうですかね?」

自分「そうですね・・・来週中くらいでいかがですか?」

客先「もうちょっと早い方が・・・」

自分「来週水曜日くらいですか?」

客先「はい、それくらいにしてもらえると助かります」

自分「承知しました、調整できないかやってみます」

客先「すみませんがよろしく願いします」

自分「承知しました」

客先「はい、では失礼します」

自分「はい、こちらこそ、失礼いたします」

 

という感じになります。

会話ですので文法的な正しさはある程度のレベルで構わないと思います。

それよりも、相手の要望を間違いなく把握しているか、スケジュール感なども把握できたかといったような実働的な要素の把握がなされているかといったことが重要になります。

電話と切ったは良いが、やるべき要件や確認が漏れてしまってはいけませんので電話の最後に要件の確認を入れるというのは有用なやり方だと思います。

 

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