営業の電話のかけ方で初めての客先へのかけ方は?ここを押さえろ!

スキル

営業の電話の掛け方が初めてでわからない

初めての人に営業の電話をかけるときのかけ方が分からない

電話口で担当者につないでもらえずに断られてしまったらと思うと不安になる

こんな人におすすめの記事となります。

この記事を読むと営業として電話をかける際に初めての人にはどうかければよいかわかるようになります。
初めて電話をするときは要件をはっきりと伝えることが大切なのですが、営業の電話だと断られてしまいつないでもらえないのではないかと不安になってしまうものです。
電話がつないでもらえないとそこで話が終わってしまうような気がして恐ろしい気がしますが、稀有というものです。
しっかりと用件を伝えられるようになることが何よりも重要です。

この記事を書いている私は20年以上にわたって営業マンをしています。
電話は何本かけてきたかわかりませんが、ごく初期のころは電話が苦手だった記憶があります。
電話一つで受注が取れたり逃したりするのではないだろうかという恐怖がありました。
ですが、今日ではこのような恐れも全くなくなりました。
慣れが大きいのは事実ですが、電話口で断られにくいテクニックというか要点が分かったからです。
皆さんもこの要点を抑えてうまい電話のかけ方をマスターしてください。

営業の電話のかけ方

営業として面識のない客先に電話を掛けるときに重要なのが、要件をはっきりと伝えるという事です。

この部分をおろそかにするといぶかしく思われたり、身構えられたりすることになり、肝心の担当者につないでもらうことができなくなる恐れがあります。

自分は誰なのか、どのようなものを取り扱っているのか、どんな部署につないでほしいのか、といったことをちゃんと伝える必要があります。

担当者につないでもらうには

営業の電話で一番怖いのが担当者につないでもらえない場合を想像したときです。

担当者につないでもらえないと、自社商品の宣伝や需要の確認などすらできないまま終わってしまうからです。

戦わずして終わってしまうパターンであり、どうしても避けなければなりません。

しかしながら、営業初心者の頃は、物を売るという行為に何か良く分からない後ろめたさといったものがチラつくものです。

自分の会社の商品でなくても世の中には代替の利くものがあってそっちの商品の方が優れていたらどうしようといった思いや、相手の忙しいところ商品の宣伝をしてもいいのだろうかといった思いなどが巡ったりします。

これによって、なんとも後ろめたさというか、こちらとしては用事があるのに向こうはこちらに特に用事がないのに迷惑じゃないだろうかといった不安がよぎったりするのです。

そうすると、電話をかけて目当ての担当者につないでもらうという事が悪い気がする、もしくは、なんだか後ろめたい気がするといった気がしてくるものなのです。

私は営業初心者の頃はこういった悩みを持っていました。

この状態で電話すると電話口に出た方にうまく用件を伝えられず、電話を掛けた後ろめたさのようなものが言葉尻に出てしまい、変に怪しまれるという事が頻発しました。

結果として、とりあえず担当者にはつながずに用件だけ聞きおいて後日担当者から必要であれば連絡させるといったことを電話口で言われてしまうことが多発しました。

今思えば全くナンセンスな話なのですが、当時は電話口で担当者につないでもらえずに断られるといったうらき目によく合っていました。

このように相手にいぶかしがられて電話口で担当者につないでもらえない理由は私にあったのですが、当時はなぜか理解できませんでした。

しかし、営業を続けていくうちにその原因は相手にちゃんとした要件が伝わっていないがために起こっていたことだとわかりました。

はっきりと用件を伝える

電話口に出た方の身になってみればわかるのですが、そもそもなんだか要点を明確にしない人間から電話がかかってきたのであれば、怪しむのが当然です。

実際に、良く分からない勧誘の電話というのが会社にはしょっちゅうかかってくるもので、そういった電話が来た際に対応するマニュアルのようなものも会社には存在するのです。

電話口に出た方からすれば、はっきりと用件を明示できない相手というのは真っ先に警戒するべき相手なのです。

ですので、初めての相手に電話をするときは要件を簡潔に伝える必要があります。

担当者の名前が分からない場合

初めての相手に電話をかける場合は、担当者であるキーパーソンの名前が分からない時もあります。

こういう時こそよりしっかりと用件を明確にはっきりと伝える必要があります。

電話のかけ方の例
相手:はい、株式会社○○でございます。
自分:いつもお世話になっております。○○株式会社の××と申します。私共はA商品といった製品を取り扱っているものなのですが、こういった製品の仕入れのご担当はどちらになりますでしょうか。

以上のような形で話をすると相手はどういった担当につなげばよいのかわかるようになります。

担当でないと判断がつかない内容を伝える

電話口に出る方というのは主に営業補佐や代表電話の対応者なので、この電話を担当に繋ぐことで自社にメリットとなるのか、それともならないのかについての判断はできないのでその判断ができる担当者につなごうとしてくれます。

特に重要な要点は下記3点になります。

  1. 自分が何者であるのか。
  2. どういったものを取り扱っているものなのか。
  3. どういった担当につないでほしいのか。

1はまず自分が何者であるのかをできるだけ明確に伝えます。怪しいものではないことを分かってもらうために絶対に必要なフェーズですのでもっとも重要な部分です。

ここを適当にすると怪しまれて担当につないでもらう事すらできないことがありますので、できれば事前に頭の中で伝える内容を整理してから電話をかけるようにしましょう。

2は1を補足する内容です。補足する内容がよりあなたを怪しいものではないことを相手に伝えるとともに、相手の社内で関係する部署を相手に連想させることになります。

相手の頭の中ではどの部署が電話をつなぐうえで妥当か暗に検討する形になります。

次に3で担当につないでもらいたい旨を伝えます。

ここで重要なのが、担当ではなく「担当」と伝えることです。

担当というと誰かに対象を絞り切らせることになってしまいます。規模の大きい会社だと、電話を受けた人は担当者までは絞り切れないことが多々あります。その場合は、相手にとって負担になります。

負担になるだけならまだましなのですが、担当者を探して用件を伝えておくので電話番号を教えてくれ、といった形で結果的につないでもらえずに電話を切られ、その後は連絡が途切れる恐れもあります。

ですので、とりあえずは電話をつなぐ相手を限定させずにただ「担当」と伝えることで、担当部署に電話を回してもらい、後はこちらで担当者に話をつないでもらえるよう説明することを示唆します。

こうすることで担当部所の窓口まではつないでもらえるようにするためです。

担当部門が絞り込めたら、再度同じように、自分が何者であるのか、どんな用事でどんな担当者に電話をつないでもらいたのかを説明して担当者につないでもらうようにします。

担当者が不在であった場合

次に担当部署まではわかったものの、実際の担当者が不在であった場合にどうするかです。

この場合、私はほかの担当者などを探ることなく、名前を聞いて電話を切るようにしています。

話し方の例
相手:○○の担当はあいにくと本日は不在となっております。
自分:承知しました。明日は出てこられる予定になっていますでしょうか。
相手:明日は出社の予定でございます。
自分:承知しました。ではこちらから再度ご連絡させていただきます。ちなみにご担当者様はどちら様になりますでしょうか。
相手:担当は○○になります。
自分:承知しました、では明日再度ご連絡させていただきます。
このような感じになります。
担当者がいない場合は、こちらから電話をする旨を伝えて担当者の名前を抑えるようにしましょう。
電話担当者のマニュアルではこういった場合は、折り返し電話をさせるよう伝えるようになっていることも多いのですが、これは丁重にお断りし、こちらから電話させていただくことをお伝えするようにしてください。
こうすることで、実際の担当者が独自に不要であると判断して電話をしない、色々と警戒して電話しない、電話をするのを後回しにされる、何となく電話をするのをやめた、といったことを防ぐことが出来ます。
また人間は不思議なもので、メモ用紙などで机に置かれる要件というのは大した用事でない場合は優先順位が一気に下がるものなのです。
ですので、折り返し電話させるという申し出があっても必ずこちらから電話をするようにしましょう。

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