営業のタスク管理は超シンプルにすべし!メールだけで管理しよう!

営業

営業のタスク管理が苦手

タスク管理の方法を知りたい

手間をかけずにタスク管理したい

こんな人におすすめの記事となります。

この記事を読むことで営業のタスク管理を手間なく行う方法が分かります。
メールを使用するだけなので特殊な技術もいりませんので大変おすすめです。

この記事を書いている私は営業マンとして20年以上働いています。
営業成績は過去の累計粗利益高が全社で一位です。
タスク管理はメールのみで行っていますが、十分すぎるほど管理できています。
ものぐさなタイプの人でも管理できますのでお勧めです。

営業のタスク管理はメールでシンプルに!

営業のタスクはメールのフラグ機能を使用して時系列管理するのがおススメです。

雑多な内容、刻一刻と変わる状況に対応しやすいのがメールによって時系列管理する方法です。

タスクは多岐にわたるからこそ一元化!

営業のタスクというのは多岐にわたり、製品やサービスの企画や設計案、客先からのクレーム、納期やスケジュールの問い合わせ、見積もりの送受信や請求関連のメール、他にも一般的な問合せなどそれはそれは様々です。これだけ多岐にわたるので仕事のタイプ別などが必要といったような思考に走りがちですが、その作業もなかなか手間がかかるので馬鹿になりません。

しかも、状況は刻一刻と変化していくため、いちいち更新していたら間に合いませんし、抜けが出てしまっては元も子もありません。

更にタスクによっては、時間がたつと勝手に解決したり、状況が変わったりするタスクもあります。よって、営業の場合は時系列でタスクを管理していく方がうまくいくことが多くあります。

次から次へと情報が変化していく中でタスクを管理するには時系列が向いています。

おすすめのタスク管理法は時系列管理!

私が取っている方法はメールによる時系列の管理です。

客先との基本的なやり取りはメールで行うようにしており、もっとも一般的なwindowsのoutlookを使用しています。

Outlookにはフラグ機能が標準搭載されており、これを使うことでTODOリストと同じような管理の仕方ができます。

やり方はいたって単純で、要件の済んでいないメールはフラッグをクリックして赤くしておくというやり方です。

フラッグにはいつまでに処理を開始するといったような細かい設定もできるようになっているのですが、そういった機能は使用せずにフラッグをクリックして赤くしておくだけでOKです。

基本的にはフラッグがたっているものはタスクが終わっていないということですのですぐにその場で解決できなかったものについてはフラグを立てておくだけで後々メールを探す必要もないので便利です。

このようにしておけば、一日に何十通も来るメールにあたふたしなくて済みます。

あくまでも、要件はその場で処理するのが鉄則ですが、その場では解決しなかったり、回答待ちといったことになる場合はこのフラグを立てておくようにすればよいです。

またフラグを立てておくことで、要件を頭の中から離してしまうことができます。

週を跨ぐときなどに頭の中に要件を残しておくと精神衛生上において非常によろしくないので、フラグ機能を利用して一度要件を忘れてしてしまうのも良いことだと思います。

ちなみに、このフラグ機能の良いところは、フラグが付いたものだけを抜き出して表示することができるところです。

左下に「タスク」という項目があると思うのですが、これをクリックするとフラグを立てたメールだけがまとめて見られるようになります。

実際にはこのフラグ機能とタスク確認機能の2つの機能でほぼすべてを処理しています。

逆に言えば、この2つの機能だけで十分だということになります。

タスク機能について注意点があるとすれば、つけたフラッグを消し忘れると後でチェックする際に手間になりますので、終わったタスクはフラッグを消していくことを忘れないようにすることくらいです。

とはいうものの忙しいときはタスクを消し忘れてそのままにしてしまうこともあるかと思いますので、たまにはメンテナンスとしてフラグのチェックを消していく作業をすれば事足りるかなというところです。

このタスク管理方法の優れているところは、多種多様で膨大なメールを分けて管理することなく、時系列で一元管理していることです。

FAXで送ってくる客先はどうする?

では、FAXで要件を依頼してくる客先に対してはどのように対処すればよいのでしょうか。

今時FAXで要件を送ってくるような客先がいるのかと思われるかもしれませんが、実は業界によっては結構います。

特に年配の方はFAXで送ってくる方が多いです。

こういう客先は基本的には避けたいところですが、重要な顧客である場合などは避けにくいのが実際のところかと思います。

この場合は、少し手間ですが、スキャンしてPDF化し、自分宛てでメールを送信しておくことでタスク管理するようにしています。

もちろん、スマホで写真に撮ってOCRっぽい機能を利用してからメールしても構いません。

メールが使えない、パソコンのキーボードが打てないレベルの年配の顧客に対してはこの方法で対処することにしています。

逆にメールは使えるのに、メールという形で送りたがらずに電話で要件を伝えようとする客先もいますが、この場合はこちらから電話で受けた内容をメールにし、内容確認の意味も込めて状況の進捗などをメールをするようにしています。

中には言った言わないを含めて事実関係をあいまいにする目論見で電話で要件を伝えようとしてくる人もいますので、事実関係の証拠として残すためにもここは徹底しています。

 

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