営業スケジュールの管理ができない？それなら卓上カレンダーで解決！

営業のスケジュール管理に手帳は必要か

メールと卓上カレンダーを利用することで、手帳にスケジュールを書き込まなくてもスケジュールの管理は十分すぎるほどできます。

むしろ簡単で脳内もごちゃごちゃせずにスッキリとします。

スケジュール管理に手帳は不要

私は以前に何年かは手帳でスケジュールを管理している時がありました。

数か月先までの要件がびっしりと書き込まれていて壮観でした。

ですが、現在は手帳での管理はしていません。

理由は手帳でスケジュール管理をしようとすると余計な仕事が増えることが分かったからです。

まず、手帳というものを持ち運ばなければならないので荷物が増えます。

更に、手帳にアレコレと書き込む手間が増えます。

書き込んでいるうちに更に細かい用事や思い出したたわ言などをメモするようになり、本筋とは関係のない忘れながきなども増えていくことになります。

すると不思議なことに仕事の手数が増えていったのです。

しかも不思議なことにある程度の時間が経過したのちに振り返ってみると特にする必要のなかった仕事が多くありました。

つまり、手帳に書こうが書くまいが自己解決して消えていく仕事、もしくは要件がたくさんあったのです。

手帳に書くことでこれらの事が意識されて要件を処理するような行動をとっていましたが、これらの事はそもそもやらなくても良かったということが数多くあったのです。状況が進むうちに自ずと答えが出るような要件が数多くあるわけです。

多忙なスケジュールを管理するために手帳を利用しているのですが、どんどんと忙しくなるのが不思議でしたが、手帳でスケジュール管理をするのをやめて初めて分かったことでした。

では、どうやって営業のスケジュールを管理するのかですが、基本的にはメールと卓上カレンダーで管理しています。

メールと卓上カレンダーでスケジュール管理

スケジュール管理が苦手な人は手帳に何かを都度書き込むことがスケジュール管理ができないという原因になっていることもあるかと思いますが、現代は手帳以外でも十分にスケジュール管理が可能です。

普段利用しているメールと机の上に置いた卓上カレンダーで十分です。

荷物も減ってらくちんです。

メールで要件管理

私の場合は、日常的に客先とメールのやり取りが発生しますので、メールでスケジュールを管理しています。多くのメールソフトにはフラグ機能がついており、進捗状況を簡単に記しておくことができる機能があります。windows outlookにも標準機能として搭載されているため、よく使います。

利用方法は簡単です。

要件に対して完了していないものはフラグを付けておき、要件が済んだものはフラグを外すという作業をするだけです。

メールですので、情報共有をしようと思えば簡単に転送できますし、時系列順に並べれば事の流れを把握しやすいですし、過去の案件を振り返る際にも検索機能がついているので簡単に引っ張り出すことができます。

未来の要件に対してメモしたければ、「〇月〇日どこどこへ行く」といったようなメモ書きを自分あてにメールし、フラグを立てておけば忘れることもありません。

卓上カレンダーでスパン管理

また、メールでは管理しずらいような場合は、卓上カレンダーに要件を書き込むことで一定の期間を伴うようなスケジュールの管理もしやすくなります。

この時に重要なのが卓上カレンダーの種類です。

卓上カレンダーといっても色々な種類があるのですが、一番利用しやすいのは、当月の前後の月も記されているカレンダーです。

当月のみしか記されていないと前後の日程がイメージしにくいため、月をまたいで発生するイベントや納期などの確認や書き込みが不便になります。

できれば、過去１か月分、当月、翌月以降３か月分の計5か月分が一目で確認できるものが使いやすいです。モノの納品などは数か月単位で把握する必要があるため、このように前後の月や日程が分かるものがベストだと思います。

卓上カレンダーのマスに書ききれる範囲で仕事をする

スケジュールについては、詰め込もうとすればいくらでも詰め込めますが、あなたの体は１つしかありません。手帳を利用している時もそうなのですが、要件や案件を詰め込めば詰め込むほど忙しくなるのですが、そもそもあなたがやらなくてもよい仕事だったり、要件だったりすることはありませんか。

スケジュール帳やカレンダーに書き込むとあたかもあなたがやらなければならないような仕事だと錯覚しやすいのですが、実はあなたではなく、アシスタントの人にやってもらえば終わるような内容も多いのが事実です。

卓上カレンダーからあふれるくらいのスケジュールというのは明らかに詰め込みすぎです。

仕事のクオリティーも下がりますので全くお勧めできません。

スケジュールの８割は空けておく

理想を言えば８割空いているくらいが良いです。

スケジュールのうち八割くらいを空けておくのには理由があります。

まず第一に要件が少ないのでスケジュールの管理自体が簡単になります。

あれもこれもとなると仕事の効率は落ちます。

詰め込みすぎるとミスが起きやすくなり、客先に迷惑がかかることもあります。

しかし最も大きな理由は何か客先から依頼が来た時に真っ先に対処できるようにするためです。

スケジュールの空き具合は仕事の余裕でもあります。

ぎちぎちのスケジュールだと迅速な対応や手厚い対応ができません。

営業では客先からの依頼は真っ先に対処するくらいの状況でないと、仕事が遅いと思われかねません。

基本的には仕事が来たらその場で処置し解決できるくらいにスケジュールの余裕があることが理想です。

では、客先から何も来ていなときは何をしていればよいのかというとアイドリングのような状況で適当な仕事をやっておけばよいのです。

客先の様子をうかがいに軽く訪問したり、机を片づけたり、常に余裕ができるようにメンテナンスをする時間に充てると良いです。